Privacy Verklaring MHC Alliance

In lijn met de algemene verordening Gegevensbescherming 25 mei 2018

<versie mei 2018>

INLEIDING

MHC Alliance (hierna “Alliance”), statutair gevestigd aan de Sportparklaan 8 (2103 VT) te Heemstede, is voor haar leden en oud-leden verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals deze zijn weergegeven in deze privacy verklaring conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming d.d. 25 mei 2018 (hierna "AVG").

De volledige contactgegevens van Alliance zijn weergegeven onder aan deze bladzijde en zijn ook weergegeven op de website van Alliance via www.mhc-alliance.nl. Bij vragen over deze verklaring, andere vragen ten aanzien van persoonsgegevens en het uitoefenen van de rechten kan contact worden opgenomen via bestuur@mhc-alliance.nl.

Alliance streeft er naar dat alle persoonlijke gegevens van onze leden, onze oud-leden, ouders en verzorgers en sponsoren en andere belanghebbenden (gezamenlijk ook te noemen 'leden") door ons als vereniging met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en worden beveiligd.

Alliance committeert zich vanzelfsprekend aan de bepalingen zoals opgenomen in de AVG en gelijkluidende wetten en verordeningen. Alliance is verantwoordelijk voor de verwerking, de bewaring en de bewaking van de gegevens van onze leden.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Alliance is een hockeyvereniging met leden. in dat kader legt Alliance persoonsgegevens vast, welke verwerkt worden ten behoeve van de uitvoering van de (lidmaatschaps) overeenkomst.

De verkrijging van de persoonsgegevens vindt plaats bij de eerste inschrijving van de spelers / leden. De verwerking van de gegevens vindt daarbij ook plaats bij het indelen in elftallen van spelers, en zo ook bij het onder meer maar niet gelimiteerd tot het toewijzen van managers, coaches, trainers, barleden, categorieleiders, (team)begeleiders, fluitisten, autorijders en andersoortige vrijwilligers alsook sponsoren, onderhoudslieden, controleurs en personen van gemeentelijke en andere overheidsinstanties. Deze persoonsgegevens (kunnen) bestaan uit:

• a.     De voor- en achternaam van leden, inclusief initialen;
• b.     Geslacht;
• c.     Geboortedatum;
• d.     Geboorteplaats;
• e.     Adresgegevens;
• f.      Telefoonnummer(s);
• g.     E-mailadres(sen;
• h.     Gegevens over de zakelijke activiteiten (functies) van de ouders/verzorgers van leden, i.c. werkgever(s);
• i.      Interesses van leden.;
• j.      Bankrekeningnummer(s);
• k.     Leeftijd.

Alliance verwerkt uw persoonsgegevens voor onder andere de volgende doeleinden:

• a.     het inschrijven als lid en u opnemen in de centrale (leden) administratie;
• b.     het afhandelen van contributies;
• c.     het afhandelen van sponsorbijdrage;
• d.     het afhandelen van andersoortige betalingen;
• e.     verzenden van onze nieuwsbrief, informatie over trainingen, teamindelingen o.g.;
• f.      Indelen in teams/ wedstrijden/ arbitrage / bardiensten;
• g.     leden te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om de activiteit van Alliance als hockeyvereniging uit te kunnen voeren;
• h.     leden te informeren over wijzigingen van de activiteiten bij Alliance, aanverwanten festiviteiten en alle andere direct aan Alliance gerelateerde aspecten.

FOTO- EN BEELDMATERIAAL

Alliance maakt gebruik van (een) videosysteem(emen) (hierna "de systemen") om onder meer wedstrijden (achteraf) en trainingen van teams en in sommige gevallen individuen te analyseren, talenten te monitoren en spelvormen te beoordelen. Het is dus mogelijk dat beeldmateriaal tijdens wedstrijden wordt gemaakt met de systemen. In het kader van wedstrijdverslaglegging kunnen filmopnames gemaakt worden.

Het beeldmateriaal wordt niet langer dan tot en met het einde van het lopende hockeyseizoen bewaard.

Het is tevens mogelijk dat foto- en beeldmateriaal tijdens (andere) wedstrijden, club-activiteiten en andersoortige bijeenkomsten worden gemaakt. Denk daarbij aan teamfoto's, foto's van The-Dansants en dergelijke. Dat materiaal kan gebruikt worden door Alliance ter promotie van de vereniging op de websites van Alliance en eveneens op onder andere social media. Voor een sportvereniging als Alliance geldt dit soort promotie als gerechtvaardigd belang voor de verwerking van de beelden. Veel foto- en beeldmateriaal zal op social media blijven staan, waarbij Alliance een maximale bewaartermijn hanteert van 4 jaar.

Mocht een lid of een bezoeker van Alliance tegen hetgeen bovenstaand weergegeven bezwaar hebben, dan kan dit bezwaar ingediend worden via bestuur@mhc-alliance.nl. Een bezwaar kan door Alliance niet ingewilligd worden waarbij Alliance uitsluitend op redelijke gronden het bezwaar naast haar neer zal leggen.

BIJZONDERE EN/OF GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS DIE ALLIANCE VERWERKT

Alliance verwerkt tevens bijzondere persoonsgegevens, namelijk gegevens van personen die jonger dan 16 jaar zijn. Alliance verwerkt deze alleen na toestemming van de ouders of de verzorgers van deze jongeren. De toestemming van ouders of verzorgers wordt verkregen bij inschrijving van de jongeren bij Alliance.

VERWERKERSOVEREENKOMSTEN EN DOORGIFTE AAN DERDEN

Alliance sluit in ieder geval per de invoeringsdatum van de AVG op 25 mei 2018 met haar toeleveranciers die namens of ten behoeve van Alliance persoonsgegevens verwerken, een verwerkersovereenkomst af. Een verwerkersovereenkomst regelt de verantwoordelijkheden bij de verwerking van persoonsgegevens als in dit geval Alliance voor die verwerking een derde inschakelt.

Alliance gebruikt de persoonsgegevens alleen voor de uitvoering en de afhandeling van de betreffende (lidmaatschaps)overeenkomst, voor haar overige dienstverlening en de interne afhandeling in het kader van onze vereniging. Alliance verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

 

BEVEILIGING EN BEWAARTERMIJN

De persoonsgegevens zijn bij Alliance beveiligd via de huidige gebruikelijke technieken. Alliance neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan via de e-mail contact op met info@mhc-alliance.nl.

Alliance bewaart uw gegevens uitsluitend ten behoeve van het vervolmaken van haar ledenbestand en zulks in het kader van de activiteiten die van een sportvereniging als gewoon mogen worden verondersteld. Gegevens worden onder meer verwerkt om leden uit te nodigen voor het bijwonen van vergaderingen, algemene ledenvergaderingen, huldigingen, wedstrijden, Alliance-gerelateerde festiviteiten, lustra en dergelijke. Alliance heeft niet de intentie uw gegevens te bewaren voor een ander doel. Alliance bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Financiële gegevens zullen zeven jaar voor de administratie bewaard blijven. In alle overige gevallen zullen uw gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd worden, in ieder geval binnen 12 maanden na opzegging/ uitschrijving van de vereniging.

INZAGE, CORRECTIE EN VERWIJDERING

U kunt te allen tijde een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens verzenden naar Alliance.

Indien u een ledenprofiel heeft, kunt u dit voor het grootste deel zelf doen, namelijk via uw eigen profielpagina. Mocht dit nou niet mogelijk zijn, neemt u dan contact op met Alliance op dit gebied middels een e-mail bericht aan Alliance's LISA-commissie, via e-mail lisa@mhc-alliance.nl. Geef daarbij helder aan wat de aard en inhoud van het verzoek precies is. Uw verzoek zal alsdan in behandeling genomen worden en Alliance informeert u over de voortgang en de procedure. Het kan voorkomen dat de gegevens niet geheel of gedeeltelijk verwijderd kunnen worden, zoals bijvoorbeeld bij een wettelijke verplichting rustende op Alliance. In voorkomend geval bericht Alliance u waarom dat zijdens Alliance zo is bepaald.

KLIKGEDRAG EN IP-ADRES

Op de website van Alliance worden geen bezoekgegevens bijgehouden, anders dan dat het aantal bezoekers wordt geteld. De bezoekers van Alliance's website worden niet geïdentificeerd.

COOKIEGEBRUIK EN ALLIANCE

(De website van) Alliance gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die (de website van) Alliance gebruikt zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en het (algemene) gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

HOE KUNT U COOKIES WEIGEREN?

U bent altijd gerechtigd om cookies te weigeren. U kunt daarvoor uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer of Mozilla Firefox) instellen om alle cookies of slechts bepaalde cookies te weigeren (raadpleeg daarvoor de handleiding van uw webbrowser). Als u cookies weigert, is het mogelijk dat bepaalde diensten niet voor u beschikbaar zijn.

 

ALLIANCE EN ANDERE WEBSITES

Het kan zijn dat u via een inschrijfformulier, een mailing of anderszins wordt doorverwezen naar een website en/of privacy statement van (een) derde(n) zoals bijvoorbeeld de KNHB, een districtskantoor, een andere hockeyvereniging of een sponsor. Alliance draagt nimmer verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens. Lees hiervoor het privacy statement, indien aanwezig, van de site die u bezoekt. Daarnaast kan Alliance nimmer verantwoordelijkheid dragen voor de inhoud van de website en het privacy statement van deze derde(n). U kiest zelf voor deze doorverwijzing.

WIJZIGINGEN PRIVACY VERKLARING ALLIANCE

Alliance behoudt zich te allen tijde het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacy Verklaring. Check daarom regelmatig de Privacy Verklaring van Alliance aangaande het privacy beleid.

Heemstede, mei 2018

Namens het Bestuur van MHC Alliance

Herre Kleuver

Voorzitter

Nicolette de Haas – Holst

Secretaris

< > 

  

Download het originele reglement.